1. Rekisterinpitäjä
ES-Isännöinti Oy (Y-tunnus 2416302-3)
ES-Laatuasunnot Oy (Y-tunnus 1071460-5)
ES-Laatuasumisoikeus Oy (Y-tunnus 1079220-8)
ES-Yhtiöt Oy (Y-tunnus 3188215-7)
Kaikkien ES-konserniin kuuluvien yhtiöiden puolesta, jäljempänä ES
Torikatu 6, 45100 Kouvola
Puh. 010 739 2399
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Saara Sburatura
Torikatu 6, 45100 Kouvola
Puh. 040 185 9784
3. Rekisterin nimi
ES:n asiakasrekisteri (jäljempänä ”rekisteri”)
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu ES:n ja asiakkaan väliseen sopimukseen, asiakkaan antamaan suostumukseen, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen tai ES:n tai asiakkaan oikeutettuun etuun. ES:n n oikeutettu etu liittyy ES:n ja asiakkaan väliseen asiakkuussuhteeseen tai ES:n liiketoiminnallisiin intresseihin, kuten asiakastyytyväisyyden mittaamiseen, palveluiden laadunvalvontaan ja palveluiden kehittämiseen. ES:n oikeutettu etu voi liittyä myös riskien kartoitukseen ja hallintaan sekä oikeuksien ja omaisuuden suojaamiseen.
Sopimuksen perusteella käsitellään henkilötietoja, joita asiakas antaa asunnon hakuvaiheessa tai sopimussuhteen aikana. Henkilötietoja käsitellään sähköiseen suoramarkkinointiin, mikäli asiakas on antanut suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn. Asiakkaalla on oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
ES käsittelee asiakkaiden henkilötietoja siltä osin kuin se on välttämätöntä asuntojen vuokraus- ja välitystoiminnassa sekä kiinteistöjen ylläpidossa ja taloyhtiöiden isännöinnissä.
Henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että asiakas on hakenut ES:n asuntoa, asuu ES:n asunnossa, on joskus asunut ES:n asunnossa, on pyytänyt tietoa vapaista/vapautuvista ES:n asunnoista tai asuu ES:n isännöimässä asunto- tai kiinteistöyhtiössä.
ES käyttää asiakkaan henkilötietoja muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:
- Taloyhtiöiden isännöintipalveluiden hallintaan
- Asukasvalintaan
- Varausten hoitamiseen
- Vuokra-/asumisoikeussopimusten perustamiseen ja hallintaan
- Asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen
- Vuokranantajan/talon omistajan oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtimiseen
- Kiinteistöjen kunnossapitoon ja vikailmoituksiin
- Vuokra- ja vastikereskontraan ja muuhun maksuliikenteeseen
- Markkinointiin ja viestintään
- Asiakaspalveluun
- Asiakasviestintään
- Asumisneuvontaa, asukasdemokratiaan, asukastoimintaa, asiakastutkimuksiin ja asiakasinformaatioon
- Palvelujen kehittämiseen, tuottamiseen, toimittamiseen ja tarjoamiseen
- Liiketoiminnan hallinnointiin ja kehittämiseen
- Tilastollisiin tarkoituksiin
- Samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden palveluiden ja tuotteiden mainontaan, markkinointiin ja markkinatutkimuksiin sekä suoramarkkinointiin, mikäli siihen on saatu asiakkaalta suostumus
- Asiakastapahtumakutsujen, tiedotteiden lähettämiseen
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteri voi sisältää vuokra- ja asumisoikeusasuntojen hakijoista, vuokralaisista ja asumisoikeuden haltijoista sekä heidän puolisosta, yhteismaksajasta, muista asumaan tulevista henkilöistä, valtuutetuista, ali- ja jälleenvuokralaisista sekä asunnonomistajista tai -ostajista seuraavia tietoja:
- Henkilön nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite
- Asunnon tarvetta ja asukasvalintaa koskevat tiedot
- Järjestysnumero, aiempaa asuntoa koskevat tiedot, aiempi osoite, ammatti, työssäkäynti, työsuhteen kesto, tulo- ja varallisuustiedot, verotiedot, velkajärjestelyt, oleskeluluvan tiedot, holhous- tai edunvalvontatiedot, luotto- ja maksukäyttäytymistiedot, asumistukitiedot, asiakkaan lähettämät muut tiedot (terveydentila, siviilisääty, sukupuoli).
- Asumiseen liittyvät tiedot
- Viranomaisten määräämät tietojen luovutuskiellot, tieto ulosmittauksesta, vakuustiedot, valtuutustiedot, vuokra- ja asumisoikeussopimustiedot, laskutus-, maksu- ja perintätapahtumatiedot, kauppakirjan tiedot, panttaustiedot, vuokran ja vastikkeen maksutiedot, osallistuminen vuokranantajan tai talon omistajan järjestämään toimintaan, pankkitilitiedot maksupalautuksia tai korvauksia varten, mahdolliset markkinointiluvat ja -kiellot, avain- ja kulkutiedot, mikäli asunnossa on sähköinen lukitusjärjestelmä, yhteydenpito ES:n edustajan kanssa ja henkilöstön tekemiin palvelutoimenpiteisiin liittyvät tiedot.
- Muut tiedot
7. Mistä henkilötiedot saadaan
ES saa asiakkaan henkilötiedot asiakkaan täyttämästä asuntohakemuslomakkeesta ja sen liitteistä, taloyhtiölle toimitetusta kauppakirjasta ja muuttoilmoituksesta. Henkilötietoja voidaan kerätä myös asuinkumppaneilta, huoltoyhtiöiltä, urakoitsijoilta sekä kiinteistön- ja vuokranvälittäjiltä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää Väestörekisterikeskuksesta, Suomen Asiakastieto Oy:n luottorekisteristä, ulosottovirastosta sekä Kelasta.
8. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Henkilötietoja luovutetaan vain lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisille ja muille laissa määritetyille tahoille. Asiakastietoja voidaan luovuttaa ES:n palveluntoimittajille, joiden kanssa on sovittu ES:lle kuuluvien palveluiden toteuttamisesta, kuten maksupalvelun tarjoajalle. Palveluntoimittajilta edellytetään lainsäädännön ja toimialan ohjeiden mukaisia tietosuoja- ja salassapitosäännöksien noudattamista. Lisäksi luovutamme henkilötietoja seuraaville tahoille:
- Asukasvalintapäätökset Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus (ARA) lain mukaisesti
- Viranomaisille, kuten tullille, poliisille, Kansaneläkelaitokselle (KELA), ulosottolaitokselle, sosiaaliviranomaisille sekä asumisneuvonnalle
- Perintätoimistolle tai käräjäoikeudelle maksujen perintää varten
- Kolmansille osapuolille, mikäli palvelukanavan käyttäjänä varaat ja/tai tilaat palvelukanavamme kautta kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita. Tällöin ko. palveluntarjoaja vastaa henkilötietojen käsittelystä ja rekisterinpitäjänä tietosuojavelvoitteistaan omalta osaltaan ja tietosuojaselosteensa mukaisesti.
Palvelutarjoajat käsittelevät tietosuojasopimuksen mukaisesti henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tarjoamiseksi.
Emme siirrä henkilötietoja ETA-alueen ulkopuolelle.
9. Henkilötietojen säilytysajat
Tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakas- tai yhteistyökumppanisuhde jatkuu. ES toimii rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti ja hävittää henkilötiedot lain edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen käsittelijä voi kuitenkin omien oikeuksiensa ja velvollisuuksiensa toteuttamiseksi (esimerkiksi huolellisuusvelvoitteensa toteennäyttämiseksi) säilyttää henkilötietoja tämän jälkeenkin tarpeellisin osin.
Asuntohakemuksen jättäneen henkilötiedot säilytetään kuuden vuoden ajan siitä, kun asiakas on viimeksi jättänyt hakemuksen/varauksen, jollei asiakkaan kanssa ole solmittu vuokra- tai asumisoikeussopimusta.
Vuokra- tai asumisoikeussopimukseen tai asuntokauppaan perustuvia tietoja säilytetään kymmenen vuotta siitä, kun viimeisin sopimussuhde on päättynyt, asuntokauppa on tehty ja sopimussuhteeseen liittyvät velvoitteet ovat puolin ja toisin loppuun suoritetut. Sama säilytysaika koskee kaikkia asunnossa asuvia/asuneita henkilöitä ja muuta asiakkaan kanssa käytyä vuoropuhelua/viestintää.
Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan myös lain edellyttämiä säilytysaikoja, kuten kirjanpitolakia. Mahdolliset tietojärjestelmän käytön hallintatiedot säilytetään kuusi kalenterivuotta käyttöoikeuksien poistamisesta lukien.
10. Rekisterin suojauksen perusteet
ES noudattaa asiakkaiden henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä. ES säilyttää manuaalisen aineiston luotettavasti lukitussa ja valvotussa tilassa. Tietojärjestelmissä olevat tiedot ovat rajattujen ja nimettyjen henkilöiden käytettävissä. Käyttö edellyttää kirjautumista tietojärjestelmään omalla henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietojärjestelmät ovat suojattuja asianmukaisilla virustorjuntaohjelmilla ja palomuureilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
11. Asiakkaan oikeudet
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2. mainittuun osoitteeseen. Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet:
- Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa
- Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.
- Oikeus peruuttaa suostumus
- Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella tietojenkäsittelyn ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn laillisuuteen.
- Oikeus kieltää suoramarkkinointi
- Sinulla on oikeus kieltää tietojesi käsittely markkina- ja mielipidetutkimusta tai näihin liittyvää profilointia varten. Lisäksi voit kieltää suoramarkkinoinnin milloin tahansa tai peruuttaa antamasi sähköisen suoramarkkinointiluvan ilmoittamalla kiellosta kohdassa 2. mainittuun osoitteeseen taikka käyttämällä suoramarkkinointiviestissä olevaa linkkiä kiellon tekemiseen.
- Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.
- Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
- Sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.